Belegausgabepflicht

Mit dem in Kraft treten der Kassensicherungsverordnung am 1. Januar 2020 gilt auch die Belegausgabepflicht. Diese besagt, dass dem Kunden „in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall“ ein Beleg zur Verfügung zu stellen ist.

Die „Bonpflicht“ gilt allerdings nur, wenn elektronische Aufzeichnungssysteme verwendet werden — also beispielsweise Kassensysteme, iPad Kassen, etc.

Für eine offene Ladenkasse gibt es derzeit eine Ausnahme: hier besteht keine Belegausgabeverpflichtung.

Bonpflicht und elektronische Belege

Der Beleg kann laut den Bestimmungen der KassenSichV in Papierform oder auch elektronisch in einem standardisierten Datenformat zur Verfügung gestellt werden. Während aktuell noch Belege in Papierform Usus sind, so liegt die Zukunft  – auch aus Gründen des Umweltschutzes –  bei der elektronischen Belegerteilung. Dabei ist folgendes zu beachten:

Für eine elektronische Übermittlung des Beleges muss der Kunde seine Zustimmung erteilen. Wenn der Kunde einverstanden ist, so muss ein Transfer des Belegs erfolgen. Die Sichtbarmachung des Beleges an einem Bildschirm des Unternehmers (Terminal/Kassendisplay) reicht nicht aus. Es können dem Kunden jedoch Belege auch per QR-Code oder E-Mail zur Verfügung gestellt werden.

Befreiung von der Belegausgabepflicht bzw. Bonausgabepflicht

Bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen kann auf Antrag und mit Zustimmung der zuständigen Behörde aus Zumutbarkeitsgründen von einer Belegausgabepflicht abgesehen werden. Die Möglichkeit der Befreiung besteht unter den gleichen Voraussetzungen auch bei Dienstleistungen. Eine Befreiung im Sinne des § 148 AO kann nur für den jeweiligen Einzelfall beantragt und gewährt werden. Sie kommt nur dann in Betracht, wenn nachweislich eine sachliche oder persönliche Härte für den einzelnen Steuerpflichtigen besteht. Die mit der Belegausgabepflicht entstehenden Kosten stellen für sich allein keine sachliche Härte dar. Die Befreiung entbindet den Unternehmer allerdings nicht von dem Anspruch des Kunden auf die Ausstellung einer Quittung.

Was muss ein Beleg enthalten?

Nach der KassenSichV werden künftig folgende Mindest-Anforderungen an einen Beleg gestellt:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung
  • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  • Die Transaktionsnummer
  • für jeden Steuersatz sind die Summen der Entgelte sowie die darin enthaltene Steuerbetrag aufzulisten. Im Fall einer Steuerbefreiung muss ein entsprechender Hinweis aufgebracht sein.
  • die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls