TSE für Kassensoftware-Hersteller

Kassensoftware-Hersteller muss eine technische Sicherheitseinrichtung nicht unbedingt selbst entwickeln und zertifizieren, sondern kann auch technische Sicherheitseinrichtung Dritter in das Kassensystem integrieren.

TSE bei Drittanbieter einkaufen

Prozess Einrichtung TSE an der Kasseneinheit

TSE muss einmalig mit ihrer Seriennummer bei zuständigen Finanzamt angemeldet werden.

Bei der ersten Inbetriebnahme wird die Verbindung mit der Software hergestellt. Die TSE wird sozusagen für die Speicherung geöffnet. Ab diesem Zeitpunkt ist die TSE fest mit der Software verbunden. Diese TSE kann dann nicht mehr mit einer anderen Programm-Version genutzt werden. Auch das Auslesen ist nur mit dieser Software-Version möglich

Kassenvorgang

Die Software übergibt den Kassenvorgang mit allen notwendigen Daten an die TSE. Diese erzeugt daraus eine verschlüsselte Signatur und gibt diese an die Kassensoftware zurück. Die Signatur (ca. 100-150 Zeichen) muss zusammen mit der Seriennummer der TSE sowie weiteren Daten wie z.B. Datum + Uhrzeit auf den Beleg gedruckt werden. In einer späteren Version werden diese Daten zusätzlich als QR-Code auf den Beleg gedruckt (Updates sind kostenlos). Die Pflicht zum Klartextdruck bleibt trotzdem bestehen. Die Belege werden dadurch im Endeffekt ca. 10 – 15 cm länger.
Der Belegdruck darf nicht mehr abgeschaltet werden. Eine elektronische Speicherung der Klartextbelege ist zwar in der KassenSichV ausdrücklich vorgesehen. Mangels klarer Regelungen ist dies jedoch zurzeit (noch) nicht möglich.
Die TSE speichert dauerhaft und unveränderbar den entsprechenden Kassenvorgang. Sie verfügt dazu auch über eine Echtzeituhr (RTC, RealTimeClock), die auch ohne PC weiterläuft.

Storno/Warenrückgabe
Auch hier wird eine Signatur erzeugt, die auf den Stornobon gedruckt werden muss. Die TSE speichert den gesamten Vorgang dauerhaft.
Datenexport für eine steuerrechtliche Außenprüfung oder eine unangekündigte Kassennachschau:
Sämtliche gespeicherten Daten können mit wenigen Klicks aus der TSE ausgelesen und auf einem Datenträger (z.B. USB-Stick) für eine Prüfung bereit gestellt werden. Die Bereitstellung erfolgt in einem für IDEA (=Prüfsoftware des Finanzamtes) lesbaren Format. Es sind keinerlei Konvertierungen erforderlich.
Wichtig: Jeder Bediener des Kassensystems muss bei einer unangekündigten Kassennachschau dazu in der Lage sein, die Prüfdaten bereit zu stellen, auch wenn z.B. der Geschäftsinhaber nicht anwesend ist. Ein Prüfer des Finanzamtes wird nicht akzeptieren, dass einem Mitarbeiter nicht bekannt ist, wie der Datenexport aufzurufen ist. Führen Sie deshalb in jedem Fall eine entsprechende Schulung durch und legen Sie einen leeren USB-Stick für einen solchen Fall bereit.

Weiteres
Gemäß KassensichV müssen alle Aktionen am Kassensystem signiert werden, die auch nur eine steuerrelevante Auswirkung haben könnten. Dazu gehören Systemstart, Herunterfahren des Systems, Installation und Deinstallation von Software und Treibern, Windows- Updates, usw.
Es wird empfohlen aus diesem Grund das Kassensystem nur als Solches zu nutzen. Verwenden Sie z.B. zum Aufruf von Websites, Online-Banking, usw. wenn möglich ein anderes System wie z.B. einen Laptop oder ein Tablet.

Datensicherung
Sie können selbst jederzeit einen Datenexport von der TSE in eine Excel/CSV-Datei durchführen und sollten dies auch regelmäßig tun.
Die Exportdatei enthält den erzeugten Signaturschlüssel, die Seriennummer der TSE sowie alle Vorgangsdaten.
Ein Prüfer des Finanzamtes kann auch diese Dateien für eine Prüfung nutzen, denn seine Prüfsoftware IDEA kann die Integrität der Daten anhand der enthaltenen Signatur prüfen. Manuelle Änderungen in diesen Dateien würden deshalb sofort von IDEA beanstandet. Nehmen Sie unbedingt Abstand von solchen Aktionen, dies kann als vorsätzliche Steuerverkürzung mit den entsprechenden strafrechtlichen Folgen interpretiert werden.